マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービス | 町田市 税理士 新星パートナーズ会計事務所

マイナンバーとは

マイナンバー(特定個人番号)とは、住民票を持つすべての人に割り当てられる12桁の番号です。行政手続きの効率化、国民の利便性の向上、公平・公正な社会の実現を目的に導入されました。

マイナンバーは、当面は社会保障・税・災害対策の分野でのみ、利用されることになっています。

マイナンバーに関して、会社は何をしなくてはならないか

会社は、源泉徴収票・支払調書にマイナンバーを記載して、提出することになりました。記載が必要となるのは、平成28年分の源泉徴収票・支払調書からとなっています。

また、平成28年以降に提出する雇用保険被保険者資格取得届にも、マイナンバーを記載する必要があります。

このように税・雇用保険の手続きに必要となるため、会社は社員や報酬等の支払先からマイナンバーを収集する必要があります。

また、マイナンバーをただ取得すればよいのではなく、マイナンバーの収集時には本人確認を実施し、マイナンバーが漏洩しないようい、厳格なマイナンバーの管理が求められています。

厳格なマイナンバーの管理体制として、基本方針や取扱規程を定め、人的安全管理措置、組織的安全管理措置、技術的安全管理措置、物理的安全管理措置を実施することが望ましいとされています。また、一定数以上のマイナンバーを取り扱う場合は、厳格な情報管理が義務となっています。

マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービスとは

マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービスとは、煩雑なマイナンバーに関する業務を一括で代行するサービスです。

マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービスをご利用いただければ、お客様ではマイナンバーに触れることがなくなります。

したがって、お客様は煩雑な手間からも解放されて「スッキリ」、情報漏洩の心配から解放され「安心」していただけるサービスとなっております。

マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービスの特徴

1. クラウド型マイナンバー管理システムを最大限活用します

クラウド型マイナンバー管理システムを利用し、マイナンバーの収集時には従業員や報酬の支払先の皆様自身に、マイナンバーを入力いただくとともに、本人確認に必要な個人番号通知カード、運転免許証をアップロードしていただきます。

クラウド型マイナンバー管理システムを利用すれば。中間管理職等を介在してマイナンバーを収集する場合に比べ、情報漏洩のリスクが減少します。また、マイナンバー収集事務者の教育も不要となります。

また、クラウド型マイナンバー管理システムの利用により、マイナンバーの収集・閲覧・利用・廃棄の履歴もすべて残すことができます。

2. お客様はマイナンバーには触れることがありません

クラウド型マイナンバー管理システムは、私どもで管理しますので、貴社内においてはマイナンバーを保有しないことになります。したがって、マイナンバーの管理が一切不要となります。

3. 報酬がリーズナブルです

クラウド型マイナンバー管理システムを最大限活用することにより、報酬額をリーズナブルな金額に抑えました。

マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービスの具体的内容

マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービスの具体的内容は、以下の通りとなります。

マイナンバーの収集・本人確認

1.マイナンバーの収集時には、マイナンバーを入力するための各従業員ごとのホームページのアドレスを、従業員の皆様にEメールでご案内します。

2.従業員の皆様は、同ホームページにて、マイナンバーを入力いただくとともに、本人確認書類(個人番号通知カード、運転免許証等)を写真でアップロードしていただきます。

3.アップロードしていただいた本人確認書類を私どもが確認し、マイナンバーの収集・本人確認が完了となります。

4.マイナンバーの依頼・入力・本人確認書のアップロード、本人確認の実施の履歴は、マイナンバー管理システムにすべて記録されます。

5.インターネット等に不慣れなお客様に関しては、私どもがマイナンバーの提供依頼の文書を直接郵送し、本人確認書類のコピーを郵送していただきます。

6.郵送していただいた本人確認書類により本人確認を実施、私どもがマイナンバー管理システムに入力します。

7.郵送していただいた本人確認書類をシュレッダーにて裁断・廃棄し、マイナンバーの収集・本人確認が完了となります。

マイナンバーの閲覧・利用

1.マイナンバーが必要となる時は、マイナンバー管理システムにてマイナンバーを閲覧します。

2.マイナンバーの閲覧は、私どものマイナンバー管理者のみが実施し、閲覧のたびごとに、マイナンバーの閲覧日時・目的を記録します。

3.閲覧したマイナンバーを税務書類等に記載する場合は、税務署等に提出する書類にのみマイナンバーを記載し、お客様にお渡しする控にはマイナンバーを記載しません。

マイナンバーの管理

1.私どものマイナンバー管理者のみがマイナンバー管理システムにアクセスできるようにし、アクセスの履歴はすべて保存します。

2.従業員等が退職した場合は、マイナンバー管理システムからマイナンバーを完全に削除します。

3.マイナンバーが記載された扶養控除申告書等の紙の書類に関しては、私どもでお預かりし、法定保存期間が過ぎた時に、シュレッダーにて裁断・廃棄します。

4.お預かりした扶養控除申告書等は、私どものマイナンバー管理者のみが開錠できるキャビネットにて保管し、入庫と出庫の履歴も管理簿に記録します。

マイナンバーの収集・本人確認・情報管理の代行サービスの報酬

サービスの内容 報酬額(消費税別)
マイナンバーの収集・本人確認の代行(クラウド型マイナンバー管理システムに社員の皆様自身でマイナンバー等を入力いただく場合) 1人あたり
4,000円
マイナンバーの収集・本人確認の代行(私どもと従業員の皆様との間で、マイナンバーの依頼・収集を郵送で実施する場合) 1人あたり
7,000円
マイナンバーの管理の代行 1人あたり
年間1,000円

注1)上記の報酬は、標準的な会社に対する報酬額となっております。特殊な事情がある場合には、報酬額を増減させていただきます。

注2)マイナンバーの管理の代行は、1年間あたりの報酬額となります。途中解約の場合でも、期間割での返金はありません。


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経営支援認定アドバイザー